Wat eIDAS werkelijk zegt over elektronische handtekeningen (en wat het niet garandeert)

[!CAUTION] DISCLAIMER: Dit artikel biedt algemene informatie over eIDAS en elektronische handtekeningen. Het is geen juridisch advies en kan niet bepalen of een specifieke overeenkomst in jouw situatie afdwingbaar is. Raadpleeg voor advies over jouw situatie een bevoegd advocaat of juridisch adviseur.

In het kort

eIDAS is de EU-verordening die een gemeenschappelijk juridisch kader biedt voor elektronische handtekeningen en vertrouwensdiensten.

De verordening bepaalt dat een elektronische handtekening rechtsgevolg en toelaatbaarheid als bewijs in gerechtelijke procedures niet mag worden ontzegd louter op grond van het feit dat zij elektronisch is of niet voldoet aan de eisen voor een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Dat betekent niet dat elke overeenkomst die elektronisch wordt aanvaard automatisch geldig of afdwingbaar is.

Elektronische handtekeningen worden over het algemeen onderverdeeld in drie niveaus: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd, waarbij elk niveau strengere eisen stelt dan het voorgaande. Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft binnen de hele EU dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. De andere twee niveaus hebben onder eIDAS nog steeds rechtsgevolg, maar hoeveel gewicht ze als bewijs dragen bij een geschil wordt per geval beoordeeld volgens nationaal recht.

Dit korte artikel legt uit hoe dat kader werkt. Beschouw dit niet als juridisch advies; raadpleeg voor jouw situatie een advocaat.

Waarom dit van belang is bij het sturen van werk naar klanten

Als je als freelancer een Figma-bestand, presentatie, offerte of strategiedocument verstuurt, heb je je misschien afgevraagd of de ontvanger ergens mee moet instemmen voordat die toegang krijgt.

Bij sommigen leidt dat tot een vervolgvraag:

“Kan een selectievakje op een website werkelijk tellen als een handtekening?”

Het eerlijke antwoord is dat dit kan, maar dat het afhangt van hoe het instemmingsproces is ingericht. Het bestaan van een selectievakje alleen is niet voldoende.

De drie niveaus van elektronische handtekeningen

Gewone elektronische handtekening (SES)

Een gewone elektronische handtekening (Simple Electronic Signature of SES) is het breedste niveau.

Een getypte naam, een e-mailbericht met "akkoord", of het klikken op een knop om in te stemmen kan gelden als een elektronische handtekening wanneer iemand die gebruikt met de bedoeling de bijbehorende specifieke voorwaarden te aanvaarden.

Een SES mag niet de rechtsgeldigheid worden ontzegd louter omdat hij elektronisch is. Het toont echter niet automatisch aan wie de handeling heeft verricht, noch maakt het de onderliggende overeenkomst automatisch afdwingbaar.

Het verifiëren van een e-mailadres is evenmin hetzelfde als het aanvaarden van een overeenkomst. E-mailverificatie toont hoogstens aan dat iemand toegang had tot een specifieke inbox. De afzonderlijke instemmingshandeling legt de kennelijke bedoeling vast om de voorwaarden te aanvaarden.

Geavanceerde elektronische handtekening (AES)

Een geavanceerde elektronische handtekening (Advanced Electronic Signature of AES) moet aan strengere eisen voldoen.

Zij moet op unieke wijze aan de ondertekenaar zijn verbonden en identificatie mogelijk maken. Zij moet tot stand zijn gekomen met gegevens voor het aanmaken van handtekeningen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden met een hoog niveau van betrouwbaarheid. Ook moet zij zo aan de ondertekende gegevens zijn verbonden dat elke wijziging achteraf kan worden opgespoord.

Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (Qualified Electronic Signature of QES) is een geavanceerde elektronische handtekening die is aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat van een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener.

Het is het enige type elektronische handtekening waaraan eIDAS in de hele EU dezelfde rechtsgevolgen toekent als aan een handgeschreven handtekening.

Dat betekent niet dat een QES nooit ter discussie kan staan. Net als een handgeschreven handtekening kan deze volgens nationaal procesrecht worden betwist. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft bevestigd dat nationale rechters de bewijskracht van een QES mogen beoordelen volgens dezelfde regels die gelden voor handgeschreven handtekeningen.

Waar dagelijkse instemmingsstromen passen

Veel alledaagse zakelijke afspraken worden gemaakt door op een knop te klikken. Dit geldt ook voor processen waarbij iemand voorwaarden moet aanvaarden voordat een bestand zichtbaar wordt.

Die instemming kan worden aangemerkt als een SES als de handeling van de ontvanger duidelijk de bedoeling toont om in te stemmen met de getoonde voorwaarden.

Dit is het type proces dat SignToSee ondersteunt. Of een specifieke instemming juridisch geldt als een elektronische handtekening hangt af van wat de ontvanger te zien kreeg, welke handeling werd verricht, hoe die handeling verbonden was met de voorwaarden en welk bewijsmateriaal is bewaard.

Een QES is bedoeld voor situaties waarin de wet of een van de partijen een hoger waarborgniveau vereist. Hierbij zijn een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener, een gekwalificeerd handtekeningmiddel en een voorgeschreven identiteitsverificatie vereist.

Voor inzage in een bestand ter beoordeling kan die mate van formaliteit onevenredig zijn. De juiste aanpak hangt af van de betrokken waarde, de risico's en eventuele wettelijke verplichtingen.

Bij een SES maakt het etiket op zichzelf het bewijs niet sterk. Het gaat om de informatie rondom de instemming.

Juridisch toelaatbaar betekent niet automatisch doorslaggevend

Mensen zien elektronische instemming soms als een eenvoudige schakelaar: het is juridisch bindend of het is dat niet.

In de praktijk ligt het genuanceerder.

eIDAS bepaalt dat een elektronische handtekening niet de rechtsgeldigheid of toelaatbaarheid als bewijs mag worden ontzegd louter omdat zij elektronisch is of niet aan de eisen van een QES voldoet.

Komt een geschil voor de rechter, dan moet het beschikbare bewijs alsnog worden gewogen. Een rechter kan vragen stellen zoals:

Werd de identiteit van de ondertekenaar vastgesteld of enkel in een formulier ingevuld?
Is er een betrouwbaar overzicht van wanneer de instemming plaatsvond?
Kunnen latere wijzigingen in de aanvaarde voorwaarden worden gedetecteerd?
Hoe duidelijk is die persoon verbonden met de instemming?
Welke versie van de voorwaarden kreeg men te zien?

Een SES met weinig ondersteunende informatie kan lastiger te verifiëren zijn wanneer er discussie ontstaat.

De kracht hangt af van al het beschikbare bewijsmateriaal. Geeft de tegenpartij bijvoorbeeld toe de handeling te hebben verricht, dan kan dat die specifieke vraag oplossen, al kan er nog discussie zijn over de bedoeling, bevoegdheid of de getoonde voorwaarden.

Als de instemming wordt betwist, bepaalt het nationaal procesrecht wie wat moet bewijzen. In de praktijk moet een partij die steunt op een SES kunnen aantonen hoe de instemming verbonden was met degene die haar verricht zou hebben.

Bewijs van toegang tot het opgegeven e-mailadres, een betrouwbare tijdregistratie, de exact getoonde voorwaarden en een deugdelijk beschermd logboek maken de instemming makkelijker te onderbouwen. Het blijft niettemin een SES.

Wat eIDAS niet belooft

eIDAS kent aan een SES geen vast bewijsgewicht toe. Het garandeert niet dat een SES in elk geschil als sterk bewijs wordt gezien, maakt niet elke klik bindend en herstelt geen onduidelijke of niet-afdwingbare voorwaarden.

Het garandeert evenmin dat degene die een e-mailaccount gebruikt ook de persoon is die in de overeenkomst wordt genoemd.

Nationaal contractenrecht en burgerlijk procesrecht blijven bepalend.

Toepasselijk recht en bevoegde rechter zijn eveneens afzonderlijke kwesties. Bij grensoverschrijdende geschillen binnen de EU wordt het toepasselijk recht bepaald door de Rome I-verordening. Rechtsmacht wordt geregeld door de Brussel I bis-verordening.

Het kiezen van het recht van een bepaald land betekent niet automatisch dat alleen de rechter van dat land bevoegd is. Zeker bij consumenten- en arbeidsovereenkomsten kunnen dwingende regels gelden.

Waar de vastlegging van de instemming van pas komt

De kracht van een SES hangt deels af van de informatie eromheen. Die informatie moet worden vastgelegd op het moment dat de ontvanger instemt, in plaats van achteraf gereconstrueerd uit het geheugen of uit e-mailwisselingen.

Een doordacht instemmingsproces kan het volgende vastleggen:

Het e-mailadres dat tijdens de instemming werd gebruikt
Bewijs dat iemand op dat moment toegang had tot die inbox
De datum en het tijdstip van instemming
De exacte versie van de getoonde voorwaarden
De beschermde inhoud die aan de overeenkomst is gekoppeld
Een methode om latere wijzigingen in de voorwaarden of het instemmingslogboek op te sporen

Ontvangers moeten de beschikbaar gestelde voorwaarden bovendien kunnen opslaan of reproduceren.

Er zijn twee belangrijke kanttekeningen.

Ten eerste toont e-mailverificatie toegang tot een inbox aan. Het stelt niet noodzakelijk de juridische identiteit vast van degene die erachter zit.

Ten tweede helpt een cryptografische hash om wijzigingen in voorwaarden zichtbaar te maken, maar bewijst het op zichzelf geen identiteit, bedoeling of tijdstip van instemming. De waarde hangt af van hoe veilig de hash en de bijbehorende gegevens worden bewaard en beschermd.

Gewone en gekwalificeerde elektronische tijdstempels

Een gewone tijdregistratie van een platform kan nuttig bewijs zijn. Het is echter niet hetzelfde als een gekwalificeerde elektronische tijdstempel onder eIDAS.

Een gekwalificeerde elektronische tijdstempel geniet een wettelijk vermoeden van juistheid van de datum en tijd en van de integriteit van de daaraan gekoppelde gegevens.

Een gewone tijdregistratie geniet dat wettelijk vermoeden niet. Het kan een instemmingsdossier zeker ondersteunen, maar de betrouwbaarheid wordt gewogen samen met de rest van het bewijsmateriaal.

Wanneer je een advocaat inschakelt

Het is altijd verstandig om belangrijke voorwaarden door een jurist te laten beoordelen. Dit artikel schetst het algemene kader, maar kan niet bepalen of specifieke voorwaarden geldig of afdwingbaar zijn in een concreet land of geschil.

Juridische toetsing wordt vooral belangrijk wanneer:

Het werk waardevolle of gevoelige intellectuele eigendom bevat
Je een langdurige zakelijke relatie aangaat
Er aanzienlijke bedragen mee gemoeid zijn
Je zakendoet met consumenten in plaats van bedrijven
Je een specifiek toepasselijk recht of specifieke rechtbank wilt kiezen
Je twijfelt of de overeenkomst voldoet aan de eisen van een bepaald land

Eenvoudig gezegd

eIDAS biedt een gemeenschappelijk juridisch kader voor elektronische handtekeningen in de hele EU.

Een elektronische handtekening mag de rechtsgeldigheid of het bewijs niet worden ontzegd louter omdat zij elektronisch is of niet aan de eisen van een QES voldoet.

Dat maakt niet elke klik automatisch geldig, bindend of even overtuigend als bewijs. Het toepasselijk recht, de getoonde voorwaarden, de bedoeling van de ontvanger en de vastlegging rondom de instemming blijven doorslaggevend.

Probeer SignToSee gratis en maak tot 3 beveiligde links voor je volgende klantdocument.